Di bisnis impor dari China, satu asumsi yang masih sering dianggap aman adalah supplier yang bisa menerima pesanan internasional berarti otomatis bisa mengekspor barang atas nama perusahaannya sendiri. Padahal dua kemampuan itu berbeda.
China sendiri sudah menghapus kewajiban pendaftaran foreign trade operator atau pelaku perdagangan luar negeri sejak akhir 2022. Namun untuk melakukan deklarasi impor atau ekspor, pihak pengirim atau penerima barang dan perusahaan pengurusan deklarasi pabean yang ditunjuk tetap harus terdaftar pada otoritas bea cukai China. Bahkan untuk 2026. Nah ini nih yang sering terlewat saat mencari supplier.
Supplier bisa memiliki pabrik, produk bagus, harga kompetitif, bahkan rutin menjual ke perusahaan lain. Tetapi ketika transaksi Anda masuk tahap ekspor, pertanyaan berikutnya adalah siapa yang secara resmi akan menjadi eksportir pada proses kepabeanan China. Apakah perusahaan supplier itu sendiri, atau mereka harus menggunakan trading company atau perusahaan dagang lain sebagai pihak eksportir.
Yang sering terjadi di lapangan, pembeli baru menanyakan hal ini ketika barang sudah selesai produksi dan tinggal melakukan booking vessel. Supplier kemudian menjawab bahwa ekspor harus menggunakan perusahaan lain. Secara operasional kondisi ini masih bisa diselesaikan, tetapi konsekuensinya bisa melebar ke dokumen komersial, pembayaran, nama pengirim pada dokumen pengangkutan, kesesuaian invoice atau faktur dan packing list atau daftar kemasan, sampai koordinasi dengan forwarder atau perusahaan pengurusan pengangkutan di negara asal.
Maksud saya begini. Masalahnya bukan otomatis supplier tersebut bermasalah. Banyak manufacturer atau produsen memang fokus pada produksi dan memilih menggunakan perusahaan dagang atau mitra ekspor untuk menangani transaksi internasional. Yang menjadi risiko adalah ketika struktur itu tidak diketahui importir sejak awal.
Bayangkan importir Indonesia membeli sparepart atau suku cadang dari pabrik di China. Harga sudah disepakati, uang muka sudah dibayar, produksi selesai. Baru setelah itu supplier menjelaskan bahwa nama perusahaan pada dokumen ekspor akan berbeda karena pengiriman dilakukan melalui perusahaan dagang.
Kalau data tersebut sebelumnya sudah masuk ke purchase order atau pesanan pembelian, skema pembayaran, pengajuan fasilitas internal, atau dokumen perizinan impor di Indonesia, maka tim importir harus melakukan penyesuaian. Kapal belum tentu terlambat, tetapi ruang kontrol mulai mengecil.
Dampaknya langsung ke bisnis. Jadwal barang diterima bisa bergeser dan arus kas ikut tertahan. Margin tergerus oleh biaya tambahan penanganan di negara asal, perubahan dokumen, penyimpanan, atau perubahan jadwal kapal. Jika barang merupakan bahan baku atau suku cadang kritis, produksi juga bisa terganggu. Pada transaksi berulang, ketidakteraturan dokumen membuat perusahaan terlihat tidak rapi di mata bank, auditor, pelanggan, atau mitra bisnis.
Blind spot atau titik risiko yang sering tidak terlihat justru terjadi karena importir terlalu fokus memeriksa harga, minimum order quantity atau jumlah pemesanan minimum, kualitas sampel, dan lead time atau waktu produksi. Kapasitas ekspor supplier dianggap urusan belakangan.
Menurut pengalaman saya, urutannya perlu dibalik. Sebelum pembayaran besar dilakukan, minta supplier menjelaskan entitas yang akan tercatat sebagai eksportir, konfirmasi apakah perusahaan tersebut telah memiliki registrasi kepabeanan yang relevan, dan pastikan apakah komoditasnya termasuk barang yang memerlukan lisensi ekspor khusus. Informasi registrasi perusahaan yang tercatat pada Bea Cukai China juga termasuk informasi yang dapat dipublikasikan dan diperiksa.
Cocokkan nama perusahaan pada faktur, daftar kemasan, kontrak, serta rencana dokumen pengangkutan. Jika supplier menggunakan perusahaan dagang, minta hubungan dan alur dokumennya dijelaskan sejak awal.
HSH Cargo melihat tahap ini sebagai bagian dari pre-shipment control atau pengendalian sebelum pengiriman. Tujuannya sederhana. Struktur ekspor di negara asal sudah jelas sebelum barang masuk gudang, sebelum ruang kapal dipesan, dan sebelum masalah menjadi mahal.
Jadi ketika memilih supplier China, jangan berhenti pada pertanyaan apakah barangnya bisa dibuat.
Pertanyaan yang lebih penting adalah, siapa yang secara resmi akan mengekspor barang Anda ketika produksi selesai?
Sebelum melakukan pembayaran besar kepada supplier China, pastikan struktur ekspor dan dokumennya sudah terbaca dari awal. Diskusikan rencana impor Anda dengan HSH Cargo agar potensi masalah di negara asal dapat diantisipasi sebelum barang siap dikirim.
