Minta quotation impor kelihatannya sederhana. Kirim nama barang, negara asal, lalu tunggu harga.
Di lapangan, justru di titik ini banyak importir pemula kehilangan waktu. Harga pertama yang diterima belum tentu salah. Masalahnya, data awal yang diberikan sering belum cukup untuk membentuk biaya pengiriman yang benar-benar bisa dipakai mengambil keputusan.
Pada pengiriman laut, Shipping Line meminta informasi seperti origin atau asal, destination atau tujuan, commodity atau komoditas, ukuran atau tipe kontainer, jumlah, berat, serta cargo readiness date atau tanggal kesiapan barang sebelum tarif dapat ditampilkan. Artinya, harga logistik sangat bergantung pada detail shipment atau pengiriman, bukan negara asal dan tujuan saja.
Nah ini nih yang sering terjadi.
Importir bertanya, “Kalau impor dari China ke Surabaya berapa?”
Pertanyaan itu belum cukup. China luas. Barang bisa berangkat dari Shenzhen, Shanghai, Ningbo, atau kota lain. Tujuannya juga perlu jelas, apakah sampai pelabuhan, gudang, atau alamat penerima.
Data pertama dan kedua yang perlu disiapkan adalah HS Code & jenis komoditas. Nama barang harus spesifik. Jangan hanya menulis sparepart atau suku cadang, alat rumah tangga, atau aksesori. Barang mengandung baterai, cairan, magnet, makanan, atau bahan kimia bisa membutuhkan penanganan dan dokumen yang berbeda.
Data ketiga adalah titik asal dan tujuan. Sebutkan kota, pelabuhan, gudang, atau alamat jika sudah tersedia. Makin kabur titiknya, makin banyak asumsi yang masuk ke quotation.
Data keempat adalah berat dan dimensi. Keduanya sebaiknya dianggap satu paket data fisik kargo. Pada LCL atau Less than Container Load atau muatan kurang dari satu kontainer, volume ikut memengaruhi perhitungan biaya. Jadi informasi “lima karton” belum cukup. Ukuran tiap karton dan berat kotor perlu diketahui.
Data kelima adalah moda pengiriman. Laut atau udara?
Kalau belum tahu, sampaikan kebutuhan bisnisnya. Apakah barang harus tiba cepat karena stok produksi menipis, atau waktunya fleksibel karena fokus utama ada di efisiensi biaya.
Data keenam adalah Incoterms atau ketentuan perdagangan internasional, khususnya bila supplier menawarkan harga FOB atau Free On Board.
Dalam FOB, penjual menangani barang dan formalitas ekspor sampai barang dimuat ke atas kapal di pelabuhan muat yang sudah disepakati. Setelah barang berada di atas kapal, risiko berpindah kepada pembeli. ICC menempatkan FOB sebagai ketentuan yang digunakan untuk transportasi laut dan perairan darat.
Maksud saya begini. Kalau supplier hanya mengatakan “FOB China”, datanya masih terlalu umum.
FOB-nya di pelabuhan mana?
FOB Shanghai dan FOB Shenzhen bisa menghasilkan quotation freight yang berbeda karena titik keberangkatannya juga berbeda. Jadi ketika meminta quotation, informasikan named port of shipment atau pelabuhan muat yang sudah disepakati dengan supplier.
Data ketujuh adalah target shipment. Jangan hanya meminta harga lalu menyimpan quotation berminggu-minggu. Beri perkiraan kapan barang siap. Tanggal kesiapan kargo juga menjadi salah satu informasi yang diminta ketika mencari tarif pengiriman.
Menurut pengalaman saya, masalah terbesar quotation bukan harga yang direvisi.
Masalahnya adalah keputusan bisnis dibuat memakai quotation yang sejak awal dibangun dari data yang belum lengkap.
Misalnya importir membeli komponen dari China dengan ketentuan FOB. Awalnya supplier hanya menyebut barang sekitar lima karton dan belum memberikan dimensi final. Importir kemudian meminta quotation dan langsung memakainya untuk menghitung landed cost atau total biaya barang sampai tujuan.
Ketika ukuran final keluar, volumenya ternyata jauh lebih besar.
Quotation berubah. Margin ikut berubah.
Kalau barang tersebut dibutuhkan untuk produksi, dampaknya bisa merembet ke cash flow atau arus kas, persediaan, jadwal produksi, bahkan kredibilitas perusahaan kepada buyer atau pembeli ketika keterlambatan ikut mengganggu komitmen bisnis.
Blind spot atau titik yang sering tidak disadari ada di sini. Banyak importir terlalu fokus membandingkan angka antar-forwarder, tetapi tidak memeriksa apakah setiap quotation dihitung dari data dan titik tanggung jawab yang sama.
Kontrolnya justru dimulai sebelum harga keluar.
Di HSH Cargo, kebutuhan quotation dibaca dari detail shipment, titik tanggung jawab, dan risiko operasionalnya. Tujuannya agar importir memahami bagian biaya yang sudah cukup pasti dan bagian yang masih bergantung pada data final.
Sebelum meminta quotation berikutnya, coba cek satu hal.
Apakah datanya sudah cukup lengkap untuk menghasilkan harga yang layak dipakai mengambil keputusan?
Jika Anda sedang menyiapkan shipment impor, kirimkan data barang selengkap mungkin sejak awal agar proses pengecekan dan quotation lebih terarah. Diskusikan kebutuhan impor Anda bersama tim HSH Cargo melalui hsh.co.id agar biaya, rute, dan risiko pengiriman dapat diperiksa sebelum barang berjalan.
