Ada satu pertanyaan yang cukup sering muncul dari para importir. “Pak, pembayaran freight-nya nanti pakai kurs saat booking atau kurs waktu ETA kapal?”

Nah ini nih.

Kelihatannya sederhana. Padahal kalau mekanisme kursnya tidak jelas sejak awal, angka freight yang terlihat murah saat booking bisa berubah ketika invoice diterbitkan.

Bukan karena tarif freight naik. Tapi, karena kursnya yang berubah.

Yang sering terjadi di lapangan, importir mendapatkan quotation freight dalam USD. Misalnya USD 1.500. Mereka langsung mengubahnya ke rupiah menggunakan kurs hari itu untuk menghitung budget. Sampai sini masih masuk akal. Tapi, masalah muncul beberapa minggu kemudian ketika kapal sudah berjalan dan invoice freight diterbitkan. Kurs yang digunakan untuk konversi ke rupiah ternyata berbeda dengan kurs saat quotation terbit atau booking.

Importir kemudian bertanya, “Kenapa freight saya lebih mahal?” Maksud saya begini. USD 1.500-nya tidak berubah. Yang berubah bisa saja nilai rupiahnya. Ini penting untuk shipment mesin, alat berat, atau cargo – cargo bernilai besar dengan sekali order bisa lebih dari 1 container. Kapal bisa berangkat hari ini, tetapi proses invoicing dan pembayaran baru terjadi mendekati kedatangan atau setelah dokumen siap.

Jadi, kurs saat booking kapal dan kurs pembayaran biaya freight bukan otomatis hal yang sama.

Setiap forwarder bisa memiliki mekanisme penetapan kurs yang berbeda sesuai kebijakan komersial, jenis layanan, mata uang transaksi, dan pengaturan dengan carrier atau overseas agent. Karena itu, importir tidak seharusnya hanya melihat angka freight USD.

Yang harus dibaca adalah bagaimana angka tersebut dikonversikan menjadi rupiah.

Contohnya begini. Importir membeli mesin dari China. Freight yang disepakati USD 2.000. Saat booking, perusahaan membuat budgeting dengan kurs Rp16.000. Artinya freight diproyeksikan sekitar Rp32 juta.

Beberapa minggu kemudian kapal mendekati Indonesia. Invoice freight keluar dengan kurs yang berlaku sesuai mekanisme penagihan yang disepakati. Kalau kurs konversinya menjadi Rp16.300, nilai freight menjadi Rp32,6 juta. Selisih Rp600 ribu. Untuk satu shipment mungkin terlihat kecil.

Tapi coba kalikan dengan beberapa shipment atau beberapa container dalam satu bulan atau dalam satu kali jalan, ditambah biaya lain yang juga berbasis mata uang asing. Cash flow mulai terasa.

Nah, blind spot-nya ada di sini.

Banyak importir sibuk menegosiasikan freight USD 100 atau USD 200 lebih rendah, tetapi tidak menanyakan kurs yang digunakan saat pembayaran. Padahal angka IDR yang akhirnya keluar dari rekening perusahaan. Artinya, saat membandingkan quotation antar-forwarder, importir seharusnya tidak berhenti pada pertanyaan “freight siapa yang paling murah?” Pertanyaan yang lebih berguna adalah, “freight ini akan ditagihkan dengan mekanisme kurs seperti apa?”

Apakah kurs dikunci saat booking?

Apakah mengikuti kurs saat invoice diterbitkan?

Apakah ada periode atau cut-off tertentu?

Apakah quotation mencantumkan kurs hanya sebagai estimasi?

Nah, ini yang harus jelas. Karena perbedaan mekanisme tersebut memengaruhi budgeting, kebutuhan dana saat pembayaran, sampai margin ketika biaya logistik dibebankan ke harga jual mesin.

Yang sering luput, selisih ini juga bisa mengganggu perencanaan pembayaran supplier, trucking, handling, dan biaya operasional lain. Begitu ada beberapa komponen yang bergerak bersamaan, importir bisa kehilangan gambaran biaya sebenarnya.

Menurut pengalaman di lapangan, masalahnya bukan semata-mata kurs naik atau turun.

Masalahnya adalah perusahaan belum tahu kapan risiko kurs berhenti menjadi estimasi dan mulai menjadi kewajiban pembayaran. Karena itu, sejak awal shipment importir perlu meminta basis kurs freight ditulis secara jelas pada quotation atau commercial terms. Jangan hanya menyimpan angka USD-nya.

Untuk HSH Cargo, pembicaraan freight seharusnya tidak berhenti pada tarif. Importir perlu memahami struktur biaya, periode penagihan, dan mekanisme konversi agar angka yang digunakan untuk budgeting tetap realistis ketika shipment berjalan.

Jadi, jangan lagi melihat ETA hanya sebagai informasi kapan kapal tiba.

Dalam konteks biaya freight, ETA juga merupakan titik yang perlu diperhatikan karena semakin dekat ke proses invoicing dan pembayaran, semakin kecil ruang untuk mengabaikan perbedaan kurs.

Reframing-nya sederhana.

Jangan bertanya, “Freight saya pakai kurs booking atau kurs ETA?”

Tanyakan, “Pada tahap apa kurs freight ditetapkan, dan apakah mekanismenya sudah disepakati sejak awal?”

Karena angka freight yang bagus di quotation belum tentu menjadi angka pembayaran yang bagus di rekening.

Dan untuk importir mesin serta alat berat, selisih kecil yang tidak diperhitungkan sejak awal bisa berubah menjadi biaya yang cukup nyata.

Sebelum booking shipment, pastikan Anda memahami bukan hanya tarif freight dalam USD, tetapi juga mekanisme kurs yang digunakan saat penagihan. HSH Cargo siap membantu membedah struktur biaya dan skenario pembayaran agar budgeting impor Anda lebih terkendali.