Banyak importir pemula mengecek legalitas dengan satu pertanyaan sederhana. NIB sudah terbit atau belum?
Padahal untuk mulai impor pada 2026, pertanyaannya perlu lebih jauh. Apakah NIB masih berlaku, datanya masih sesuai, dan akses kepabeanannya masih bisa digunakan?
Ini penting karena NIB sebenarnya tidak memiliki masa berlaku satu tahun, dua tahun, atau lima tahun. Berdasarkan PP Nomor 28 Tahun 2025, NIB berlaku selama pelaku usaha menjalankan kegiatan usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Jadi NIB tidak perlu diperpanjang setiap tahun seperti izin yang mempunyai tanggal kedaluwarsa tertentu.
Nah ini nih yang sering disalahpahami.
Tidak ada tanggal kedaluwarsa bukan berarti NIB yang terbit beberapa tahun lalu otomatis siap digunakan untuk transaksi impor hari ini. Kondisi perusahaan bisa berubah. Alamat berubah, pengurus berganti, kegiatan usaha bertambah, KBLI berubah, atau akses kepabeanan tidak lagi aktif.
Karena itu, cara cek NIB OSS untuk impor sebaiknya dimulai dari akun OSS perusahaan. Jangan hanya membuka dokumen NIB lama yang tersimpan di komputer. Cocokkan nama badan usaha, NPWP, alamat, penanggung jawab, lokasi usaha, serta KBLI dengan kondisi perusahaan saat ini.
Pada 2026 pengecekan KBLI juga makin penting karena OSS telah menggunakan KBLI 2025. Kalau NIB dibuat berdasarkan klasifikasi sebelumnya, cek kembali apakah kode kegiatan usahanya masih sesuai dengan aktivitas yang benar-benar dijalankan.
Setelah itu lihat fungsi NIB untuk kegiatan impor. NIB dapat berlaku sebagai Angka Pengenal Importir dan hak akses kepabeanan sesuai ketentuan yang berlaku. Untuk importir, bagian ini menentukan apakah perusahaan memang sudah memiliki dasar untuk menjalankan proses kepabeanan.
Eh bentar. Ada satu hal yang lebih penting lagi.
NIB bisa tetap berlaku sebagai identitas usaha, tetapi akses kepabeanan perusahaan dapat mengalami pemblokiran. Dalam ketentuan registrasi kepabeanan, salah satu kondisi yang dapat menyebabkan pemblokiran akses kepabeanan adalah ketika pengguna jasa tidak aktif melakukan kegiatan kepabeanan selama 12 bulan berturut-turut.
Artinya, perusahaan yang pernah impor dua atau tiga tahun lalu tidak seharusnya langsung berasumsi akses impornya masih siap digunakan sekarang. Sebelum membeli barang, status kepabeanannya perlu dicek kembali.
Contohnya perusahaan pernah mengimpor perlengkapan rumah tangga dari China pada 2024, kemudian hampir dua tahun tidak melakukan kegiatan impor. Pada 2026 perusahaan menemukan pemasok baru dengan harga menarik dan langsung membayar uang muka.
Secara administrasi NIB masih dimiliki. Tetapi ketika persiapan pengiriman berjalan, baru diketahui akses kepabeanan perlu diselesaikan terlebih dahulu.
Di titik itu uang sudah keluar, barang sudah diproduksi, sementara jadwal pengiriman tertahan. Arus kas mulai terganggu. Stok terlambat. Margin bisa ikut tertekan karena muncul biaya tambahan. Kalau barang tersebut dibutuhkan untuk produksi atau memenuhi pesanan pembeli, dampaknya bisa menjalar ke operasional dan kredibilitas perusahaan.
Masalahnya bukan di umur NIB. Masalahnya ada pada asumsi bahwa NIB yang pernah terbit pasti masih siap dipakai untuk impor.
Menurut pengalaman saya, sebelum transaksi impor pertama atau sebelum kembali impor setelah lama tidak melakukan kegiatan kepabeanan, lakukan pemeriksaan dari awal. Pastikan NIB masih berlaku, data OSS terbaru, KBLI sesuai, fungsi Angka Pengenal Importir benar, dan akses kepabeanan dapat digunakan. Setelah itu baru cek HS Code (kode klasifikasi barang) serta ketentuan larangan dan pembatasannya.
Perlu diingat juga bahwa masa berlaku NIB berbeda dengan masa berlaku izin lain yang terkait dengan kegiatan usaha atau komoditas. Beberapa perizinan dapat memiliki jangka waktu tersendiri. Jadi jangan menggunakan keaktifan NIB sebagai satu-satunya indikator bahwa seluruh persyaratan impor masih valid.
Di HSH Cargo, pengecekan seperti ini sebaiknya dilakukan sebelum barang berangkat. Jauh lebih murah memperbaiki persoalan administrasi ketika barang masih berada di pemasok daripada ketika barang sudah masuk jadwal pengiriman.
Sekarang coba cek NIB perusahaan Anda. Pertanyaannya bukan lagi kapan NIB itu diterbitkan, tetapi apakah seluruh fungsi yang dibutuhkan untuk impor masih benar-benar siap digunakan hari ini?
Sudah lama tidak melakukan impor atau baru akan menggunakan NIB untuk transaksi pertama? Diskusikan lebih dulu kesiapan NIB, KBLI, Angka Pengenal Importir, akses kepabeanan, dan ketentuan barang bersama HSH Cargo sebelum pembayaran ke pemasok dan pengiriman dilakukan.
