Memasuki perencanaan impor 2026, kepadatan pelabuhan tetap perlu masuk perhitungan persediaan. Pelajarannya sudah terdokumentasi. Penelitian yang diterbitkan IMF pada 2022 menemukan bahwa sebagian pelabuhan mengalami waktu tunggu lebih panjang meskipun menangani muatan lebih sedikit dibandingkan sebelum pandemi. Artinya, kelancaran pengiriman juga bergantung pada kemampuan operasional pelabuhan, bukan hanya volume barang.
Bagi importir, persoalannya muncul ketika konfirmasi booking vessel dianggap sebagai kepastian tanggal barang tersedia. Supplier sudah siap. Jadwal kapal sudah diterima. Tim penjualan mulai menjanjikan pengiriman kepada pelanggan. Semuanya terlihat terkendali, padahal sebagian tahapan perjalanan belum berlangsung.
Begini. Pemesanan ruang kapal merupakan tahap pengaturan pengangkutan. ETA atau perkiraan waktu kedatangan tetap merupakan estimasi untuk titik kedatangan yang disebutkan. Jika titiknya pelabuhan tujuan, tanggal tersebut belum menjelaskan kapan barang selesai dibongkar, dapat dikeluarkan, lalu diterima gudang.
Port Congestion (kepadatan pelabuhan) terjadi ketika kebutuhan pelayanan kapal atau muatan melampaui kemampuan penanganan pada suatu periode. Kapal bisa menunggu tempat sandar. Penumpukan peti kemas dapat memperlambat perpindahan barang. Gangguan di satu pelabuhan juga berpotensi menggeser kedatangan kapal di pelabuhan berikutnya.
Risikonya bertambah pada layanan dengan sistem transhipment (pemindahan muatan ke kapal lanjutan). Barang harus mengikuti rangkaian kedatangan, pembongkaran, penanganan terminal, dan pemuatan kembali. Ketika kapal pertama terlambat, kapal lanjutan yang direncanakan dapat terlewat. Menunggu kapal berikutnya bergantung pada jadwal dan ketersediaan ruang, sehingga tambahan keterlambatan belum tentu sama dengan keterlambatan awal.
Bayangkan importir komponen/sparepart mesin dari China menuju Surabaya menggunakan layanan yang berpindah kapal di Singapura. Ini ilustrasi operasional, bukan laporan pengiriman tertentu HSH Cargo. Jadwal produksi disusun dengan asumsi komponen tersedia segera setelah kapal tiba. Namun, kapal pertama terlambat mencapai pelabuhan transit dan muatan belum berhasil mengikuti kapal lanjutan yang direncanakan.
Nah, ini nih yang perlu diperhatikan. Pabrik mungkin masih memiliki banyak bahan baku, tetapi satu komponen yang belum datang bisa menghambat penyelesaian produk. Nilai komponen tersebut boleh kecil. Pengaruhnya terhadap kelangsungan produksi bisa jauh lebih besar daripada harga belinya.
Dampaknya menjalar ke arus kas. Dana sudah dibayarkan kepada supplier sesuai kesepakatan, sementara penagihan kepada pelanggan/end user dapat tertunda karena barang belum diserahkan. Jika perusahaan importir membeli komponen pengganti secara mendadak atau menggunakan angkutan udara, margin ikut tertekan. Ketika komponen kritis habis tanpa pengganti, lini produksi berisiko berhenti sementara.
Kredibilitas juga dipertaruhkan. Pelanggan menilai kemampuan perusahaan importir memenuhi komitmen. Penjelasan tentang antrean kapal mungkin bisa diterima, tetapi perubahan janji berulang tanpa pemberitahuan dini membuat pelanggan meragukan kendali perusahaan importir atas pasokannya.
Titik lemahnya sering berada pada cara membaca persediaan. Barang dalam perjalanan sudah dicatat sebagai pasokan masuk, lalu diperlakukan seolah siap dipakai. Padahal, status sudah dipesan, sudah dimuat, sudah tiba, dan sudah tersedia di gudang memiliki tingkat kepastian berbeda. Perbedaan itu harus terlihat dalam perencanaan pembelian dan produksi.
Karena itu, mulai dari tanggal barang dibutuhkan di gudang. Hitung mundur kebutuhan waktu pengiriman, transit, pengeluaran barang, dan pengantaran. Tentukan cadangan waktu berdasarkan riwayat rute serta kondisi terbaru dari perusahaan pelayaran. Hindari menetapkan tambahan hari yang sama untuk semua asal barang.
Sebelum memesan, tanyakan lokasi transit, frekuensi kapal lanjutan, dan alternatif jika kapal penerus terlewat. Bandingkan layanan direct bila tersedia, sambil tetap memperhitungkan kemungkinan antrean di tujuan. Untuk komponen kritis, pertimbangkan persediaan pengaman atau pembagian pengiriman setelah menghitung biaya dan dampak kekurangan barang.
Kontrol. Setiap perubahan ETA perlu diterjemahkan menjadi keputusan. Apakah persediaan masih cukup sampai perkiraan penerimaan terbaru? Perlukah produksi diatur ulang? Kapan pelanggan harus diberi kabar? Pembaruan jadwal yang hanya berhenti di percakapan operasional tidak membantu pemilik usaha menjaga bisnis.
HSH Cargo dapat menjadi rekan diskusi untuk menyelaraskan pilihan pengiriman dengan kebutuhan barang dan risiko operasional perusahaan. Percakapan sebaiknya dimulai dari batas waktu kebutuhan, karakter muatan, dan konsekuensi keterlambatan.
Jadi, ketika jadwal kapal bergeser, apakah perusahaan Anda masih memiliki ruang untuk menyesuaikan operasi, atau seluruh rencana sudah bergantung pada satu tanggal perkiraan?
Diskusikan rute pengiriman, kebutuhan persediaan, dan batas waktu penerimaan barang Anda bersama HSH Cargo. Sampaikan kapan barang harus tersedia di gudang agar pilihan pengiriman dapat dipertimbangkan sesuai kebutuhan bisnis.
