Di 2026, bicara impor dari China itu sudah bukan cerita pinggiran. Data BPS menunjukkan sepanjang Januari sampai Februari 2026, Tiongkok masih jadi negara asal impor nonmigas terbesar Indonesia dengan nilai US$15,68 miliar atau 42,46 persen dari total impor nonmigas. Artinya apa. Persaingan beli barang dari sana makin ramai, pilihan supplier makin banyak, dan justru di situ jebakannya. Kelihatannya enak karena sourcing makin mudah. Jujur aja, yang sering bikin UMKM importir sparepart rugi itu bukan karena barang tidak ada. Masalahnya ada di supplier yang dari awal salah dibaca.

Yang sering terjadi di lapangan, orang terlalu cepat senang saat ketemu harga murah, foto gudang rapi, balasan chat cepat, lalu merasa supplier itu aman. Padahal untuk sparepart, urusannya lebih sensitif. Nama barang bisa mirip, fungsi mirip, bentuk mirip, tapi HS code bisa beda karena material, kegunaan, atau pasangan mesinnya. Di Indonesia, penetapan pos tarif dilakukan secara self assessment atau penetapan mandiri oleh pengguna jasa, dan acuan resminya mengarah ke HS Code dalam BTKI yang saat ini masih mengacu pada BTKI 2022. Jadi kalau supplier memberi deskripsi barang yang terlalu umum, risikonya bukan cuma salah invoice. Efeknya bisa kena klasifikasi yang keliru, pungutan meleset, atau tersangkut syarat larangan dan pembatasan saat barang sudah jalan. Zonk.

Makanya checklist pertama itu verifikasi legalitas supplier. Minta business license dalam versi asli berbahasa Mandarin, lalu cocokkan nama legal perusahaan, alamat, legal representative, dan ruang lingkup usaha atau business scope. Di portal layanan SAMR, China memang menautkan National Enterprise Credit Information Publicity System atau sistem publikasi informasi kredit perusahaan nasional untuk pengecekan status entitas. Dari jalur itu, Anda bisa lihat apakah perusahaan benar terdaftar, bidang usahanya nyambung atau tidak, dan apakah laporan tahunannya aktif. Kalau supplier mengaku pabrik sparepart, tapi business scope-nya tidak relevan, eh bentar, itu sudah red flag. Kalau perlu, cek juga kanal publik SAMR untuk informasi recall produk atau pengawasan mutu, terutama bila sparepart yang dibeli terkait komponen otomotif atau elektrikal.

Checklist kedua, jangan lompat ke order besar sebelum urusan sampel selesai. Maksud saya begini. Sparepart itu hidup dari detail kecil. Toleransi ukuran, bahan, finishing, akurasi lubang baut, kekuatan packing, sampai label part number. Jadi minta sampel, minta spec sheet, minta foto dan video barang saat diukur, lalu samakan dengan kebutuhan pasar Anda di Indonesia. Setelah itu, baru masuk ke checklist ketiga, yaitu dokumen dan kontrak. Bea Cukai menegaskan dokumen pelengkap pabean untuk impor mencakup invoice, packing list, bill of lading atau airway bill, dokumen identifikasi barang, dan dokumen pemenuhan persyaratan impor lainnya. Di sisi lain, sales contract memang harus dibuat rinci agar tidak menimbulkan dispute. Jadi deskripsi barang, jumlah, toleransi cacat, material, cara packing, shipping mark, sampai skema komplain harus tertulis. Jangan cuma andalkan chat.

Checklist keempat adalah kecocokan HS code sebelum purchase order besar dilepas. Nah ini nih yang sering dianggap urusan belakang, padahal justru ini fondasi perhitungan biaya landed cost atau biaya total barang sampai tiba. Untuk sparepart, jangan puas dengan judul barang seperti “machine part”, “auto spare part”, atau “hardware component”. Minta supplier kirim uraian teknis, material penyusun, fungsi barang, foto detail, dan bila ada, drawing atau katalog. Baru cocokkan ke BTKI dan cek di INSW apakah ada syarat lartas yang menempel pada kode tersebut. Salah baca di tahap ini bisa bikin margin Anda bocor dari awal dan kredibilitas perusahaan ikut kena saat buyer atau bengkel Anda menunggu stok tapi barang tertahan.

Checklist kelima adalah packing dan lead time. Banyak importir pemula fokus ke harga unit, tapi lupa kalau sparepart rusak di perjalanan tetap jadi kerugian penuh. Jadi bahas dari awal apakah perlu inner box, master carton, pallet, anti karat, silica gel, vacuum pack, atau penguatan sudut karton. Lalu soal lead time, jangan asal telan janji “cepat sampai”. Secara acuan kasar, platform freight internasional menempatkan air freight di kisaran 5 sampai 10 hari dan sea freight 20 sampai 45 hari atau lebih, tergantung rute, musim, dan proses customs. Untuk jalur China ke Jakarta, layanan door to door LCL sering dipasarkan sekitar 20 sampai 35 hari. Itu pun masih dipengaruhi handling di China, deconsolidation, clearance, dan last mile. Jadi supplier yang bagus itu bukan yang kasih angka paling cepat. Supplier yang bagus adalah yang kasih estimasi paling masuk akal.

Menurut pengalaman saya, buyer sparepart yang paling aman bukan buyer yang paling agresif menawar. Mereka yang paling rapi di tahap screening justru lebih tahan lama. Di HSH sendiri, China termasuk salah satu negara asal impor yang paling sering kami handle, bersama UK, US, Singapore, dan Malaysia. Karena itu, kami cukup sering melihat pola yang sama. Kerugian besar biasanya lahir dari keputusan kecil yang dianggap sepele saat pilih supplier. Jadi cara berpikirnya perlu digeser. Jangan mulai dari pertanyaan “berapa harga termurah”. Mulailah dari “supplier ini cukup presisi atau tidak untuk menjaga cash flow, margin, dan kestabilan stok saya”. Di titik itu, partner logistik yang antisipatif jadi penting, karena fungsi forwarder yang paham end to end bukan cuma menggerakkan barang, tapi ikut membaca risiko sejak sebelum barang dibayar. Pertanyaannya sekarang, supplier yang sedang Anda incar itu benar siap kirim, atau baru terlihat meyakinkan di katalog dan chat saja.

Kalau Anda sedang mau impor sparepart dari China dan ingin cek supplier, cek HS code, atau susun shipment plan yang lebih aman, HSH Cargo siap diajak diskusi. Kadang keputusan terbaik lahir sebelum transfer DP dilakukan.