Pada 2026, pemberitahuan impor pada umumnya disampaikan melalui sistem kepabeanan elektronik. Namun satu kebiasaan masih sering terjadi. Importir merasa aman ketika pemasok sudah mengirim tiga dokumen utama. Commercial invoice ada, packing list tersedia, dan bill of lading sudah diterbitkan. Lalu ketika proses kepabeanan berjalan, muncul pertanyaan sederhana. Mengapa jumlah barang pada invoice berbeda dari daftar packing list, sementara keterangan pengangkutan menunjukkan angka lain?
Berdasarkan PMK Nomor 190/PMK.04/2022, dokumen pelengkap pemberitahuan impor mencakup commercial invoice, packing list, dan bill of lading. Dokumen yang tersedia lengkap ternyata belum tentu siap digunakan apabila isinya tidak bisa saling dijelaskan.
Begini. Commercial invoice atau faktur komersial menjelaskan transaksi, termasuk detail penjual dan pembeli, uraian barang, jumlah, harga, mata uang, serta ketentuan penyerahan. Packing list atau daftar kemasan menggambarkan barang yang dikemas, mulai dari jumlah per kemasan, jenis kemasan, berat bersih, hingga berat kotor. Sementara itu, bill of lading atau B/L adalah dokumen pengangkutan laut yang memuat informasi pengirim, penerima, rute, dan rincian muatan.
Ketiganya mempunyai fungsi berbeda. Karena itu, pemeriksaan invoice packing list impor seharusnya dimulai dari pertanyaan apakah data yang mengacu pada ketiga dokumen tersebut dapat ditelusuri secara konsisten kesesuaiannya
Periksa dahulu nama dan alamat para pihak. Identitas pembeli pada dokumen invoice perlu sesuai dengan nama yang tercantum pada bukti transaksi, sedangkan consignee atau penerima dalam B/L harus mengikuti pengaturan pengangkutan. Keduanya bisa berbeda dalam transaksi tertentu, tetapi alasannya harus jelas. Begitu juga nama penjual dan shipper atau pengirim, yang tidak selalu merupakan perusahaan yang sama.
Berikutnya, cocokkan uraian barang, model, kode produk, dan jumlah unit antara faktur serta daftar kemasan. Jangan sampai faktur menjelaskan satu jenis barang, sementara daftar kemasan mencantumkan tipe lain tanpa penjelasan. Periksa pula jumlah dan jenis kemasan, berat kotor yang terhadap dokumen pengangkutan jika data tersebut tercantum dan relevan.
Contohnya pada pengiriman barang dari China ke Indonesia. Invoice bisa menghitung barang berdasarkan unit, Packing list berdasarkan karton, sedangkan B/L menggunakan palet sebagai satuan kemasan. Angkanya tampak berbeda, tetapi belum tentu keliru. Yang diperlukan adalah rincian yang menunjukkan hubungan antara unit, karton, dan palet tersebut. Sebaliknya, jika berat kotor dalam daftar kemasan tidak dapat dijelaskan ketika dibandingkan dengan B/L, importir perlu meminta klarifikasi sebelum dokumen diterbitkan final.
Nah, ini yang sering luput. Ketidaksesuaian tidak otomatis membuat barang ditahan. Namun perbedaan yang memengaruhi pemberitahuan impor, manifes, atau pemeriksaan fisik bisa memicu permintaan klarifikasi maupun pembetulan dokumen. Bea Cukai menggunakan daftar kemasan/ packing list untuk mencocokkan jumlah dan jenis barang pada pemeriksaan fisik. Jika kesalahan sudah masuk ke data manifes, perbaikannya perlu melibatkan pihak pengangkut sesuai prosedur yang berlaku.
Ketika klarifikasi berlarut, dampaknya masuk ke bisnis. Ada potensi tambahan biaya penumpukan, keterlambatan pengiriman ke pelanggan, serta modal yang lebih lama tertahan dalam persediaan. Jika barang merupakan bahan baku penting, jadwal produksi dapat terganggu, bahkan sebagian kegiatan operasi terhenti. Margin tertekan dan kredibilitas perusahaan di mata pelanggan ikut dipertaruhkan.
Karena itu, minta pemasok mengirim draft Invoice dan Packing list sebelum barang diberangkatkan ke negara tujuan. Cocokkan barang yang dibeli dengan barang yang dikemas. Setelah informasi pengangkutan tersedia, periksa draf B/L bersama pihak pengurus pengiriman. Jika ada revisi, pastikan perubahan tercermin pada seluruh dokumen terkait dan koordinasikan dengan pengangkut bila sudah menyangkut manifes.
Kesalahan dokumen lebih mudah dikendalikan ketika diketahui sebelum barang tiba. HSH Cargo dapat menjadi pihak diskusi untuk meninjau dokumen dan mengantisipasi titik masalah dalam proses impor. Pertanyaannya, apakah Anda sudah memeriksa hubungan antar dokumen, atau selama ini hanya memastikan semuanya sudah dikirim pemasok?
Masih ragu apakah faktur, daftar kemasan, dan B/L sudah sesuai? Diskusikan dokumen pengiriman Anda bersama tim HSH Cargo sebelum barang diberangkatkan. Kunjungi hsh.co.id untuk menghubungi tim kami.
