Hening.

Pernah nggak sih Anda ngerasain momen di mana satu-satunya suara di ruangan itu cuma suara jam dinding… tik… tok… tik… tok… sementara jantung Anda rasanya mau copot karena nungguin balesan WA dari forwarder?

“Pak, barang saya posisinya di mana?” “Pak, kok statusnya masih merah?” “Halo??”

Dan balasannya? Zonk. Sepi. Bunyi jangkrik doang.

Jujur aja nih, kalau saya ada di posisi Anda saya bakal gila. Beneran gila.

Di dunia impor, kita sering didoktrin kalau “Harga Murah” adalah dewa. Pokoknya cari yang paling miring freight-nya. Padahal?

Coba dengarkan saya sebentar… eh, jangan cuma dengerin, tapi pahami dan resapi bener-bener. Di lapangan, Kecepatan Komunikasi itu mata uang yang nilainya jauh lebih tinggi daripada diskon.

Kenapa? Karena di logistik, “menunggu” itu bukan cuma bosen. Menunggu itu artinya BAYAR.

Argo Kuda Bernama Demurrage & Storage

Gini lho logikanya.

Bayangkan Anda naik taksi. Pas macet, rodanya nggak jalan, tapi argonya jalan terus kan? Nah, impor juga gitu.

Begitu kontainer Anda nyentuh tanah pelabuhan, “argo” siluman yang namanya Storage dan Demurrage itu mulai jalan.

Kalau ada masalah dokumen misalnya HS Code nggak match atau lartas kurang dan forwarder Anda lelet ngabarin… wah, habis sudah Anda.

Serius.

Forwarder yang lelet bales chat 2 jam aja, itu bisa bikin Anda kehilangan momentum buat submit revisi dokumen hari itu. Akibatnya? Revisi baru bisa diproses besok. Besoknya lagi dipotong weekend. Total delay 3 hari.

Tiga hari dikali biaya penumpukan kontainer… itu angkanya bisa buat beli motor baru.

“Lho kok mahal banget Mbak?”

Ya emang! Makanya saya suka gregetan kalau ada tim saya yang nunda bales chat klien. Saya selalu bilang, “Jari kalian itu nyelamatin dompet klien. Bales sekarang, atau klien boncos.”

Kabar Buruk yang Cepat > Kabar Baik yang Telat

Ini prinsip yang agak aneh, tapi percayalah, ini valid banget.

Saya lebih menghargai orang yang berani bilang: “Bu, maaf kapal delay karena badai, estimasi mundur 3 hari.” Tapi dikabarin H-5 kedatangan.

Daripada orang yang diem aja, terus pas hari H baru bilang: “Oh iya Bu, belum nyampe, hehe.”

Bedanya di mana? Di MANUVER.

Kalau Anda dikabarin cepet meskipun itu kabar buruk, Anda punya waktu buat maneuver. Anda bisa telepon customer Anda, minta maaf, dan jadwal ulang pengiriman. Anda bisa atur ulang shift produksi pabrik biar buruh nggak nganggur nunggu bahan baku.

Anda memegang kendali.

Tapi kalau infonya telat? Anda lumpuh. Anda dapat kejutan jantung yang nggak lucu sama sekali. Dan di bisnis, kejutan itu musuh. Kita butuh kepastian, sekecil apa pun itu.

Ada satu kasus tentang importir sparepart mesin pabrik. Sebut aja Ko Hendra.

Ko Hendra ini pabriknya stop produksi gara-gara satu gear mesin patah. Dia impor urgent via udara (Air Freight). Forwarder Nya yang lama, bukan HSH lho ya, janji manis 3 hari sampai.

Hari ke-3, barang nggak nongol. Ditelepon nggak diangkat. Dichat WA cuma centang dua biru.

Ternyata barang ketahan di Bea Cukai Soetta karena masalah invoice. Forwardernya takut ngasih tau karena takut dimarahi. Padahal kalau Ko Hendra tau dari awal, dia bisa langsung kirim bukti bayar buat meloloskan barang itu dalam hitungan jam.

Akibat “keterlambatan info” itu, pabrik Ko Hendra stop produksi total selama 2 hari. Kerugiannya? Miliaran. Jauh lebih mahal daripada ongkos kirimnya.

Nyesek banget kan?

Dokter Bedah Nggak Boleh Bohong

Saya sering menganggap profesi forwarder itu mirip dokter di UGD.

Pas pasien alias barang datang dalam kondisi kritis seperti kena jalur merah atau dokumen kurang, keluarga pasien alias Anda pasti panik.

Tugas dokter yang bener itu bukan bilang “Tenang Pak, semua aman” padahal pasiennya lagi kejang-kejang. Itu namanya malpraktik. Itu nipu.

Tugas dokter atau forwarder yang benar adalah ngomong cepet dan taktis: “Pak, ini ada masalah di organ vital (dokumen). Kita harus operasi (revisi) sekarang. Risikonya ini, biayanya ini. Setuju?”

Komunikasi kayak gini yang nyelamatin nyawa bisnis.

Di HSH, kita nggak jualan mimpi. Kita jualan realita. Kalau barang Anda kena masalah, detik itu juga kita kabarin. “Pak, nyangkut nih.”

Mungkin Anda bakal emosi dengernya. Pasti lah. Siapa sih yang seneng denger masalah?

Tapi abis itu, kita langsung kasih opsi solusi. Dan karena komunikasinya cepet, solusinya bisa dieksekusi sebelum Bea Cukai nutup gerbang sore itu.

“Fast Response” Bukan Cuma Soal Chat Bot

Eh tapi jangan salah kaprah ya.

Komunikasi cepet itu bukan berarti Anda chat terus dibales sama robot: “Terima kasih telah menghubungi kami, tekan 1 untuk bicara dengan operator.”

Duh, malesin banget itu mah.

Yang saya maksud komunikasi cepet itu adalah koneksi antar manusia. Anda tahu siapa yang megang barang Anda. Anda punya nomor WA personalnya. Kalau Anda telepon tengah malam karena panik, ada suara manusia yang ngangkat, bukan mesin penjawab.

Importir sukses yang saya kenal selama bertahun-tahun… mereka semua punya satu kesamaan ciri: Mereka rewel.

Mereka menuntut update. Dan mereka cuma mau kerja sama partner yang bisa ngimbangin kecepatan mereka.

Jadi… kalau sekarang Anda punya forwarder yang kalau ditanya pagi balesnya sore, atau yang hobinya ngilang pas ada masalah… coba deh pikir ulang.

Apakah selisih harga yang mereka tawarin itu worth it sama risiko serangan jantung yang Anda rasain tiap kali kirim barang?

Bisnis Anda itu balapan. Kalau “kru pit stop” Anda lelet ganti ban, ya jangan harap bisa naik podium.

Udah ah, saya mau lanjut bales chat klien dulu. Ada yang lagi nungguin info sailing schedule nih, kasian kalau nunggu lama-lama.

Inget ya, di logistik, diam itu BUKAN emas. Diam itu boncos. Wassalam